Il est temps d'écrire votre propre guide de l'utilisateur. Voici pourquoi.
Dans un monde post-pandémique, les individus et les entreprises sont constamment à la recherche de nouveaux moyens de "débloquer" la puissance d'une main-d'œuvre distribuée. Certains dirigeants espèrent trouver une nouvelle super-application ("no-Code Slack meets SaaS Uber for enterprise") qui résoudra instantanément les problèmes auxquels leur entreprise est confrontée en raison de la transition sans précédent vers le travail à distance.
Bien que certains de ces outils et services soient en train d'émerger, ils ne peuvent pas vous aider si vous ne vous occupez pas d'abord de certains éléments plus fondamentaux de votre entreprise : fixer des objectifs clairs, tout documenter de manière obsessionnelle et favoriser la confiance.
L'un des outils mis au point par les équipes "remote first" répond à ces trois critères essentiels : le guide de l'utilisateur. Un guide de l'utilisateur est tout simplement un manuel d'instructions pour travailler avec vous. Il contient des informations générales sur votre personne, comme votre date de naissance, les noms de votre famille et le genre de musique que vous aimez (ou détestez). Il doit également fournir des instructions claires sur la manière de travailler le plus efficacement possible avec vous - quand envoyer un courriel, quand appeler et quand envoyer un message. Plus important encore, il doit inclure les points délicats : la meilleure façon de vous communiquer des commentaires difficiles, la façon dont vous prenez des décisions difficiles et ce qui fait ressortir le meilleur (et le pire) de vous.
Pensez-y. Oseriez-vous installer un nouvel iPhone ou assembler une commode sans suivre les instructions ? Comment pouvons-nous espérer avoir des relations fructueuses avec nos collègues, nos clients et les équipes que nous dirigeons s'ils n'ont pas une compréhension profonde et intentionnelle de notre mode de fonctionnement - ou si nous ne comprenons pas comment leur permettre de réussir ?
En documentant clairement la façon dont nous travaillons le mieux, nous pouvons pirater le système et donner à nos collègues des raccourcis pour une collaboration réussie afin de réaliser notre potentiel individuel et d'atteindre les objectifs de l'équipe beaucoup plus rapidement. À l'inverse, si nos collègues n'apprennent pas ces leçons, nous sommes condamnés à de fréquents malentendus, à des montagnes qui se forment à partir de taupinières, à une mauvaise communication, à des opportunités manquées et finalement à l'échec.
Le travail distribué ne fait qu'amplifier et exacerber ces aspects positifs et négatifs. Les aspects positifs sont renforcés par l'augmentation de la productivité et de l'épanouissement que nous ressentons dans le travail à distance. Les aspects négatifs sont aggravés par le fait que nous ne disposons pas des moyens de communication physiques sur lesquels nous avons passé des siècles à évoluer en tant qu'êtres humains. Le bon peut devenir génial, et le mauvais peut devenir terminal.
En gardant cela à l'esprit, lorsque j'ai fondé wrkfrce et commencé à constituer notre équipe, chaque membre de notre équipe a créé un guide de l'utilisateur qui documente tout ce qui concerne nos personnalités professionnelles. Lorsque de nouveaux membres rejoignent notre équipe, nous leur donnons accès à tous nos guides de l'utilisateur et leur demandons d'en créer un pour eux-mêmes. Nous avons constaté qu'il s'agit d'un outil d'intégration presque aussi puissant que l'apprentissage du kung-fu par Neo. Voici mon guide de l'utilisateur.
Pour wrkfrce, la création et le partage de guides de l'utilisateur se sont avérés être un exercice simple mais puissant d'autoréflexion qui apporte des avantages considérables à notre équipe, d'autant plus que nous sommes entièrement à distance. Ces avantages peuvent s'étendre au-delà de votre propre organisation, aux clients, partenaires, investisseurs et même aux employés potentiels.
L'un des exemples les plus puissants que j'ai vus d'un autre leader mettant en œuvre le modèle du guide de l'utilisateur est Sid Sijbrandij, le fondateur et PDG de Gitlab. Non seulement il a ouvert son guide de l'utilisateur au monde entier, mais il a également fait preuve d'une transparence sans faille : sa section "défauts" compte 418 mots, tandis que sa section "points forts" n'en compte que 48.
Le moment où j'ai pris conscience du potentiel positif des guides d'utilisation a été un aperçu apparemment insignifiant d'un collègue avec lequel je travaillais depuis près de dix ans. Stacy Lambatos et moi étions responsables de différents départements dans une grande entreprise de médias et nous avons collaboré étroitement sur de nombreux clients et événements au fil des ans, avec des budgets de plusieurs millions de dollars. Nous avons toutes deux fondé nos propres entreprises à peu près au même moment, et j'ai engagé l'entreprise de Stacy, CAYA Studios, pour aider à faciliter la première retraite de leadership wrkfrce, au début de 2020. Stacy m'a aidé à élaborer le modèle de guide d'utilisation de wrkfrce et à guider mon équipe dans le processus de création de son propre guide.
Un simple fait dans le guide d'utilisation de Stacy m'a vraiment ouvert les yeux. Dans la section Normes de communication sur les appels téléphoniques, Stacy a écrit : "Appelez à tout moment, mais ne laissez pas de message vocal - je ne les écoute pas. Envoyez-moi un SMS si je ne réponds pas." Je connaissais bien Stacy depuis de nombreuses années, mais depuis le début, je lui laissais des messages vocaux qu'elle n'entendait jamais. Grâce à cet exercice instructif, j'étais soudain capable d'optimiser ma communication avec elle selon ses conditions - et de la manière la plus efficace pour nous deux. C'était comme si j'avais trouvé la bonne clé pour assembler cette commode en carton.
À long terme, les avantages des guides de l'utilisateur se sont révélés pour notre équipe. Que nous embauchions un nouveau membre de l'équipe ou que l'un d'entre nous soit confronté à un problème avec un membre de l'équipe et ait besoin de savoir quelle est la meilleure façon de lui communiquer un feedback difficile, il s'agit d'un petit investissement de temps qui rapporte énormément.
Comme pour toute autre chose, pour réussir, les leaders doivent, eh bien, diriger. Si vous pensez que le déploiement de guides de l'utilisateur serait bénéfique à votre équipe, commencez par vous-même. Créez votre guide de l'utilisateur et partagez-le avec votre équipe.
Vous n'avez pas besoin d'être le PDG pour rédiger un guide de l'utilisateur - vous n'avez même pas besoin d'être un manager - mais vous devez être rigoureusement honnête. Lorsque vous le distribuez à votre équipe, demandez-leur (de manière anonyme, si possible) de valider ce que vous avez créé, et de vérifier vos hypothèses sur vous-même par rapport à leur expérience de travail avec vous. Ce sera très instructif.
Lorsque les membres de votre équipe vous diront à quel point cette nouvelle compréhension approfondie de la façon de travailler avec vous est bénéfique (et ils le feront), offrez-leur un modèle pour qu'ils puissent construire le leur, et le cycle vertueux commencera.
Vous n'avez pas besoin d'une nouvelle super-application hybride sans code pour montrer l'exemple. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une bonne vieille introspection et du courage d'être un peu vulnérable et très transparent. Vous pouvez le faire.
Jesse Chambers est le fondateur et PDG de wrkfrce.
Les opinions exprimées dans les commentaires de Fortune.com sont uniquement celles de leurs auteurs et ne reflètent pas les opinions et croyances de Fortune.
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